Dù cho bạn có e ngại xây dựng bản chào (proposal) đến mức nào thì trên thực tế chúng vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định thương vụ làm ăn của bạn thành công hay thất bại. Tuy proposal không giống như hợp đồng, nhưng nó lại là thứ mà bạn cần phải chuẩn bị đầu tiên cho mỗi lần mời gọi hợp tác/đầu tư. Vì vậy, dù chỉ mới ở trong giai đoạn đề xuất ý tưởng, bạn cũng phải ra sức chuẩn bị proposal thật tốt, vì đây chính là cơ hội để bạn thể hiện năng lực cạnh tranh. Ấn tượng và mong đợi đầu tiên của khách hàng đều phụ thuộc vào proposal mà bạn trình bày , và chắc hẳn bạn cũng hiểu rằng, ấn tượng đầu tiên đóng vai trò vô cùng quan trọng trong giới kinh doanh. Nói ngắn gọn, proposal sẽ là công cụ dẫn đến thành công nếu bạn có sự chuẩn bị thật tốt.
Vậy làm thế nào để xây dựng một proposal khiến khách hàng yêu thích? Sau đây là một số gợi ý có thể giúp proposal của bạn giành được thương vụ kinh doanh mà bạn mong muốn.
1. Tìm hiểu về dự án và các yêu cầu của dự án
Tại sao điều này lại quan trọng: Để viết được một proposal chất lượng khiến khách hàng muốn xem, trước tiên bạn phải hiểu thật rõ mọi thứ về dự án và những yêu cầu của dự án khi bạn giành được hợp đồng này. Ở giai đoạn này, bạn cần biết rõ về thời gian, nguồn lực, mục tiêu và phạm vi công việc của dự án. Khách hàng của bạn đang đối mặt với vấn đề gì? Tại sao họ lại cần đến sự tư vấn giải pháp từ một chuyên gia như bạn? Làm sao để bạn giải quyết được vấn đề mà khách hàng đang mắc phải?
Cách thực hiện: Đừng ngại trao đổi hay đặt câu hỏi cho khách hàng. Hãy hỏi khách hàng những câu hỏi cụ thể về những vấn đề họ đang muốn giải quyết hơn là những câu hỏi mông lung khiến bạn chỉ nhận lại những câu trả lời mà bạn đã biết.
2. Hiểu khách hàng một cách sâu sắc
Tại sao điều này lại quan trọng: Dù bạn có nhiều kinh nghiệm ở lĩnh vực của mình tới đâu hay nghĩ rằng mình đã giàu kinh nghiệm trong việc làm proposal, thì kết quả vẫn phụ thuộc vào việc khách hàng có chấp nhận proposal của bạn hay không. Vì thế, bạn cần điều chỉnh proposal của mình dựa trên đối tượng khách hàng mà bạn đang hướng đến.
Làm cách nào để thực hiện: Bạn hãy đặt một cuộc hẹn gặp với khách hàng. Điều này sẽ giúp bạn biết chính xác khách hàng đang tìm kiếm điều gì. Quan trọng là bạn phải biết lắng nghe và chú ý những điều khách hàng chia sẻ, tốt hơn nữa, hãy cố gắng hiểu được ẩn ý bên trong lời nói của họ.
Nếu bạn gặp có khăn trong việc ghi nhớ nhiều thứ, hãy mang theo một quyển số tay nhỏ và viết để tốc ký lại những chi tiết quan trọng mà bạn cần để xây dựng proposal. Trong lúc trò chuyện, hãy nói với khách hàng về lĩnh vực của bạn cùng những công việc bạn đang làm. Điều này không chỉ khiến khách hàng ấn tượng về bạn như một chuyên gia trong ngành mà còn giúp họ hiểu nên đặt kỳ vọng gì vào chuyên môn của bạn.
3. Thiết kế phong cách cho proposal của bạn dựa theo những thông tin từ điều #1 và #2.
Tại sao điều này lại quan trọng: Một sai lầm thông dụng mà nhiều người mắc phải là chỉ làm theo một mẫu proposal cố định cho nhiều khách hàng khác nhau. Việc này là một sai lầm cơ bản và hiển nhiên vì nhiều khách hàng, ngoài sở hữu cá tính và nền tảng nghề nghiệp khác nhau, còn có những kỳ vọng, mong muốn khác nhau. Một số khách hàng ưa chuộng proposal tỉ mỉ, trau chuốt – chứa đựng nhiều chi tiết nhỏ – trong khi nhiều khách hàng khác lại muốn xem một proposal được trình bày ngắn gọn nhưng súc tích hơn.
Làm cách nào để thực hiện: Hãy thay đổi phong cách và cấu trúc của proposal dựa trên những thông tin mà bạn thu thập được từ khách hàng, công ty của khách hàng, và yêu cầu của dự án. Sau đây là một số yếu tố quan trọng cần phải có trong tất cả các proposal của bạn, bao gồm:
- Ngày, tháng, năm
- Thực trạng hiện tại: Trình bày chi tiết vấn đề mà khách hàng đang mắc phải. Nếu thực hiện đúng cách, bạn sẽ có thể tạo ấn tượng với khách hàng rằng bạn đã dành thời gian tìm hiểu về họ cùng yêu cầu của dự án, và điều này sẽ giúp bạn có nhiều lợi thế cạnh tranh hơn.
4. Nhấn mạnh ưu điểm vượt trội của bạn so với các đối thủ.
Tại sao điều này lại quan trọng: Nếu proposal của bạn cũng na ná như các proposal khác của đối thủ thì khách hàng chắc hẳn sẽ không ưu tiên xem nó trước. Bạn cần nghĩ xem cách nào có thể giúp bạn vượt trội hơn các đối thủ khác. Bạn cần làm cho proposal của mình ấn tượng và thu hút hơn các proposal khác.
Làm cách nào để thực hiện: Nếu bạn có mối quan hệ tốt với khách hàng, bạn có thể đang có cơ hội tốt để biết thêm thông tin về các đối thủ cạnh tranh và nội dung chào hàng của họ. Nếu không, bạn cũng có thể tự tìm kiếm thông tin và suy luận, tự vấn rằng điều gì khiến bạn khác biệt so với các đối thủ? Khách hàng có thể đạt được lợi ích gì từ bạn chứ không phải từ những đối thủ khác? Bạn cần phải nhấn mạnh những điều này trong proposal của mình.
5. Xác định một mức phí phù hợp cho công việc và đảm bảo rằng nó hợp lý
Tại sao điều này lại quan trọng: Khi bạn quyết định có thực sự muốn theo đuổi dự án này hay không, điều quan trọng là bạn cần cân nhắc phạm vi công việc, thời gian, công sức, và quan trọng nhất là thù lao mà bạn sẽ nhận được từ dự án. Đây đều là những yếu tố quyết định then chốt. Vì thế, bạn cần nghĩ ra một mức phí hợp lý. Đừng e ngại, đây là giá trị của bạn, vì thế đừng hối tiếc khi định giá. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn đã cân nhắc kỹ trước khi đưa ra mức phí ấy.
Làm cách nào để thực hiện: Khi cần quyết định về mức phí, hãy viết ra bản kế hoạch công việc hoặc khung thời gian. Nếu bạn vẫn chưa biết phải định giá thế nào, hãy thử suy nghĩ và ước tính lượng thời gian mà bạn sẽ bỏ ra cho dự án này. Thời nay, mức giá cao không phải là vấn đề, miễn là bạn chứng minh được giá trị công việc của bạn với khách hàng. Proposal của bạn là cách tốt nhất để chứng minh điều đó. Bạn chắn hẳn hiểu được khối lượng thời gian và công sức cần cho một dự án, nhưng khách hàng có thể sẽ không hiểu được mức độ nào là cần thiết để hoàn thành dự án của họ. Đó là lý do vì sao bạn cần đưa ra những giải thích hợp lý về kế hoạch chiến lược và khung thời gian thực hiện dự án trong proposal của mình.
Nguồn: https://thenewsavvy.com/life/productivity/make-great-proposal-secure-business-deal/
Người dịch: Jolly Trinh
Recommend0 recommendationsPublished in Vietnam
